A gestão de riscos é necessária em qualquer empresa e, por isso, toda organização que planeja preventivamente suas iniciativas deve ter um plano de contingência.
Essa medida é uma das ações mais seguras em casos de situações emergenciais como a que vivemos com a pandemia de Covid 19. Vamos entender o porquê.
Por que fazer um plano de contingência?
A palavra contingência significa justamente algo eventual, que pode ocorrer ou não, portanto, um plano de contingência é um plano preventivo e preditivo para uma situação já pensada pela empresa, que possa gerar impactos em seus negócios.
São muitas as situações que podem exigir um plano de contingência. Epidemias e pandemias estão entre uma enorme lista e figuram enormes impactos negativos para os resultados de uma organização, seja qual for, inclusive, para as cadeias de abastecimento. É exatamente o que o mundo inteiro está vivenciando agora.
Um plano de contingência não deve conter só eventos de alto impacto, mas também eventos menores, que precisam de uma resposta rápida e coerente: pane sistêmica, pane na emissão de documentos imprescindíveis, demissões em massa, morte de colaboradores, vazamento de informações confidenciais, interdição de uma planta e de rodovias, queda abrupta de demandas.
O plano de contingência sempre vai entrar em ação quando não há chance de eliminar um risco, como no caso dessa pandemia, que não era um fator passível de estabelecimento de prazos e raio de consequências.
Antecipação de soluções no plano de contingência
Para realizar um plano de contingência, a organização deve focar nas responsabilidades e procedimentos para orientar todas as ações no caso de um evento inesperado.
A empresa deverá avaliar, em primeiro lugar, quais serão as probabilidades de acontecimento dessas contingências. Depois disso, seguem as ações que deverão ser tomadas.
Um exemplo que pode causar grandes impactos e tem uma boa chance de ocorrer, principalmente na retomada econômica pós-quarentena, é o não abastecimento devido ao fechamento de um fornecedor. No plano, é preciso já ter opções de fornecimento, listando atacados e novos possíveis distribuidores.
Ele deve conter não somente medidas de reação ao evento, como também medidas preventivas. Por exemplo, no caso de uma queda de energia elétrica que possa impactar na qualidade dos produtos fornecidos, um Centro de Distribuição deve avaliar a aquisição de um gerador.
E considerar não somente os processos e as ferramentas disponíveis para agir depois do evento, mas também a organização específica a implementar: pessoas a acionar, processo de tomada de decisão e níveis de responsabilidade, infraestrutura de trabalho (sala específica, por exemplo) e indicadores de acompanhamento da situação.
Portanto, é mais do que certo que o plano de contingência surge como uma ação fundamental para minimizar as consequências de certas eventualidades. Se não for eliminar totalmente as consequências, pode reduzir significativamente os impactos.
Finalmente, para funcionar, é fundamental que todos os envolvidos conheçam a existência do plano e sejam conscientizados a esse respeito, e que ele seja muito bem documentado, para relembrar, na urgência, de todos os seus detalhes.
